Règlement intérieur

Article 1 : Organisation

Escale Littéraire est organisé par la Communauté de Communes Vendée Grand Littoral (désigné ci-après par le terme organisateur) en partenariat avec la Commune de Jard-sur-Mer.
La seconde édition d’Escale Littéraire se déroulera le dimanche 22 septembre 2024 dans le centre-ville de Jard-sur-Mer (Vendée). L’ouverture au public se fera de 10h30 à 18h pour la partie Salon.
« La voix des femmes » sera le fil rouge de cette édition 2024, une partie des participants devra être en lien avec cette thématique.
Escale Littéraire s’adresse à un large public et est gratuit.

Article 2 : Objectifs

Cet évènement a pour objectifs :

  • de faire connaître, valoriser le réseau des médiathèques et la médiathèque de Jard-sur-Mer
  • de mettre à l’honneur le livre, la lecture et l’écriture
  • de favoriser les rencontres entre le grand public et les auteurs, illustrateur, éditeurs
  • d’être une fête du livre et de la lecture

Article 3 : les pôles du Salon

Pour 2024, Escale Littéraire s’organise autour des pôles suivants :

  • Voix des femmes
  • Polar-Mémorable
  • Mondes imaginaires
  • Le monde qui m’entoure
  • Découvertes

Les intitulés exacts des pôles peuvent évoluer d’ici septembre 2024.

Article 4 : Sélection des auteurs, illustrateurs, éditeurs

➢ Cadre général
Les auteurs, illustrateurs, éditeurs présents (désigné ci-après par les participants ou les candidats) sont soit invités, soit sélectionnés sur candidatures.

L’ensemble des participants répondent aux critères suivants :
a) A l’exception des premiers livres, ouvrages publiés à compte d’éditeur (et non à compte d’auteur ou en autoédition)
b) La date d’édition du dernier livre publié est postérieure au 1er septembre 2022 (date de la 1ère édition)
c) Ouvrages distribués en France métropolitaine au format papier

La sélection se fait également en fonction de :

  • Le lien avec le fil rouge et les thématiques du salon (pôles)
  • La cohérence et la qualité de la programmation
  • Le renouvellement à hauteur d’au moins 30% des participants présents à la précédente édition
  • La complémentarité avec les auteurs invités
  • Pour les éditeurs, la présence d’auteurs et/ou animations

La participation à Escale Littéraire est gratuite pour les participants.

➢ Les participants invités
La sélection des participants invités se fait en fonction des critères énoncés ci-dessus.

➢ Les participants sélectionnés sur candidature
Les candidats remplissent un formulaire d’inscription entre le 4 mars et jusqu’au 15 avril.
Un comité de sélection est ensuite en charge du choix des candidatures. Ce comité de sélection est seul habilité à valider ou refuser une demande de participation en fonction des critères énoncés ci-dessus et du nombre de places disponibles. Il n’est pas tenu de justifier la validation ou le refus d’une demande de participation, étant entendu qu’il a pour seul intérêt la cohérence et la qualité de la programmation.

➢ Précisions pour les candidats dont c’est le premier livre
Ce premier livre peut être publié à compte d’éditeur, à compte d’auteur ou en autoédition. Sa date d’édition est postérieure au 1er septembre 2022 et est distribué en France métropolitaine au format papier.

➢ Précisions pour les éditeurs
Les éditeurs peuvent être accompagnés d’auteurs, ceux-ci sont cependant limités à 3 et doivent répondre aux critères ci-dessus. Les éventuels coûts liés à la venue d’auteurs (rémunération, frais de transport, hébergement, etc) sont à la charge de l’éditeur. L’organisateur prend en charge le déjeuner et le café d’accueil.
Les éditeurs indiquent au moment de l’inscription la liste des auteurs qui les accompagneront, ils s’engagent à ce qu’ils soient présents.
En effet, la présence d’auteurs et/ou l’organisation d’animation est valorisée par le comité de sélection.

Article 5 : Admission et modalités de prise en charge

➢ Cadre général
Un contrat est signé entre le participant et l’organisateur au moins un mois avant la date de l’évènement.
Ce contrat définit notamment la nature des prestations réalisées, les modalités de vente des ouvrages, le montant de la rémunération.

➢ Pour les participants sélectionnés sur dossier
L’organisateur prend en charge :

Modalités de prise en charge par l’organisateur
Rémunération, frais hébergement, frais de transport, etcForfait de 115
RestaurationCafé d’accueil et déjeuner du 22/09 offerts(1 personne)
*pour les éditeurs, le forfait est versé à la maison d’édition

➢ Pour les participants invités par l’organisateur
Les modalités de prise en charge sont définies dans le contrat.

➢ Précisions pour les éditeurs
Le contrat est signé avec l’éditeur y compris si celui-ci est accompagné d’auteurs.
Les éventuels coûts liés à la venue d’auteurs (rémunération, frais de transport, hébergement, etc) sont à la charge de l’éditeur. L’organisateur prend en charge le déjeuner et le café d’accueil des auteurs indiqués dans le formulaire d’inscription.

Article 6 : Accueil et installation

L’installation se fait suivant l’heure d’arrivée précisée par les organisateurs.
Les participants doivent se présenter à l’accueil avant installation. Ils s’engagent à avoir évacué leur véhicule de la place et terminé l’installation de leur stand au moins 20 minutes avant l’ouverture au public. Un parking est mis à leur disposition.
Les emplacements sont composés d’une table nappée et d’une chaise sous barnum. Une petite signalétique est également prévue.
Les participants procèdent eux-mêmes à la présentation, à la décoration et au rangement de leur stand. Les emplacements ne disposent pas d’électricité.
Chaque exposant s’engage à limiter les absences de son stand. Pour le déjeuner, des créneaux horaires sont communiqués par les organisateurs afin d’éviter que tous les stands soient vides en même temps.
Le rangement se fait à partir de 18h après la fermeture au public

Article 7 : Vente de livres

A l’exception des auteurs en auto-édition et des éditeurs, la vente des livres est assurée par les libraires partenaires. Ils commandent les livres des auteurs, effectuent la vente et encaissent le montant des livres vendus.
Les participants à compte d’auteur ou en auto-édition ainsi que les éditeurs viennent avec leurs propres ouvrages et encaissent eux-mêmes le montant de la vente.
Les participants à compte d’auteur ou en auto-édition ne peuvent présenter et vendre sur leur emplacement que leur propre production.
Les participants s’engagent à respecter la loi du 10 août 1981 relative au prix unique du livre

Article 8 : Responsabilités – Sécurité

Chaque participant est responsable de son stand, de son installation, de son matériel, gère et surveille ses stocks.

Chaque participant est assuré par ses propres moyens.

L’organisateur ne peut être tenu responsable de la perte, la disparition, le vol ou les dégradations des marchandises des participants.

Les participants doivent respecter les éventuelles consignes sanitaires en vigueur (masque, passe vaccinal, etc)

Article 9 : Publicité

Les participants autorisent l’organisateur à utiliser leurs noms, raisons sociales, photographies, images ou publications à des fins publicitaires en rapport avec la promotion d’Escale Littéraire sur tous supports sans que cette utilisation puisse ouvrir droit à rémunération.
Les participants sont informés que ces données peuvent être utilisées sur le site Internet et réseaux sociaux de l’organisateur.
L’organisateur ne peut être tenu responsable de l’utilisation abusive par des tiers de ces données.
Le visuel d’Escale Littéraire est mis à la disposition des participants pour toute publicité destinée à informer le public de leur participation à la manifestation, en en faisant la demande auprès de l’organisateur.

Article 10 : Reconnaissance, annulation

En acceptant de participer à Escale Littéraire, chaque participant déclare avoir lu et accepté les termes du présent règlement. Le non-respect d’un des articles vaut exclusion pour les éditions suivantes.
Les participants acceptent toutes dispositions nouvelles qui pourraient être imposées par les circonstances et que l’organisateur s’engage à signifier dans les plus brefs délais.
Si Escale Littéraire venait à être annulé, en cas de force majeure, l’organisateur s’engage à en informer les participants le plus tôt possible.
De même, tout désistement devra être signalé dans les meilleurs délais afin de permettre l’actualisation de la programmation.

Article 11 : Contacts

Pour plus de renseignements, les participants peuvent contacter : escalelitteraire@vendeegrandlittoral.fr
Le présent règlement a été approuvé par la décision du bureau communautaire du 21 février 2024

A Talmont-Saint-Hilaire